Termine, E-Mails & mehr: Was das Allround-Talent Outlook alles kann
Microsoft Outlook: Wenn es um E-Mails geht, ist Outlook aus der Computerwelt nicht wegzudenken. Mit der Software aus dem Hause Microsoft lassen sich E-Mails empfangen, senden sowie übersichtlich sortieren, wodurch man immerzu einen Überblick über seinen elektronischen Posteingang behält. Obendrein lassen sich in Outlook Termine einstellen, Besprechungen planen sowie Agendas von anderen einsehen – mit Outlook ist alles ausführbar, was notwendig ist, um eigene Termine wie auch elektronische Briefe effektiv zu verwalten sowie im Auge zu bewahren. Die Computersoftware hilft hier, über die bedeutendsten Nachrichten wie auch Termine up-to-date zu bleiben – und dies sowohl im privaten wie auch im Geschäfts-Umfeld.
„Das Pferd frisst keinen Gurkensalat“, waren die ersten Worte, die jemals am Telefon gesprochen wurden. Was der Inhalt der ersten Mail war, weiß man leider nicht mehr so präzise – der Erfinder Ray Tomlinson dachte in dem Augenblick nicht im Traum daran, dass Jahre später Millionen von diesen elektronischen Mails vom einen Ende ans andere Ende der Welt geschickt werden würden. Seine Grundidee war: Vorne sollte der Name desjenigen sein, für den die Post gemacht ist. Hinten soll der Name des PCs sein, der die Post annimmt. Um die beiden Teile miteinander zu verbinden wie auch gleichzeitig klar voneinander zu separieren, musste ein Kürzel her, welches es auf jeglicher Tastatur gibt, welches aber in keinem Namen vorkommt – weder in Vor- oder Nachnamen, noch in Firmennamen. Demzufolge kamen weder Buchstaben noch Zahlen in Betracht.
Somit wurde 1971 das @-Symbol vom Forscher Ray Tomlinson als zentrales Item der E-Mail-Kommunikation gewählt, das aus dem heutigen Alltag nicht mehr wegzudenken ist. Die allererste E-Mail-Adresse der Welt hieß im Übrigen tomlinson@bbntenexa – dazumal noch ohne eine Endung wie .com oder .de (LINK). Der Erfinder hatte dadurch eine bahnbrechende moderne Art der Kommunikation erschaffen. Aber bis die allererste Mail auch in Deutschland ankam, dauerte dies noch mehr als ein Jahrzehnt: Erst im Jahr 1984, was aus aktueller Sicht gewiss noch gar nicht so lange her erscheint, wurde die allererste E-Mail in Deutschland in Empfang genommen. Empfänger: rotert@germany – ein Wissenschaftler von der Uni Karlsruhe, welcher eine Grußbotschaft von seiner amerikanischen Kollegin erhielt.
Einstmals war die E-Mail-Kommunikation noch etwas, das bloß von Wissenschaftlern verwendet wurde. Rund 20 Jahre nachher hat sie Einzug in fast jedermanns Haushalt und jede Firma gehalten. Mittlerweile verschickt und empfängt im Prinzip jeder elektronische Briefe – 2020 lag die Quote der Deutschen, die via E-Mail über das Internet sprechen bei rund 87 Prozent (LINK). Doch nicht bloß fast jeder nutzt die Form der Verständigung, sondern auch die massive Menge an E-Mails, welche versendet und empfangen werden, ist absolut beeindruckend: Fachkundigen Einschätzungen gemäß werden im Laufe des Jahres 2022 summa summarum auf der ganzen Welt 333 Mrd. E-Mails versendet werden (LINK). Oder um es in Ziffern auszudrücken: 333.000.0000.000 – recht viele Nullen. Die Mail ist demzufolge aus dem heutigen Leben keinesfalls mehr zu ignorieren. Desto relevanter, dass die Erstellung und das Empfangen dieses so zentralen Kommunikationsmittels für uns einfach funktioniert.
Was kann der Mailclient Outlook neben Mails noch?
Das Programm Outlook (https://outlook.live.com/owa/) von Microsoft ist eine der führenden Lösungen weltweit, um Mails zu verschicken und zu empfangen. Neben den Mailfunktionen eignet sich Outlook indes ebenfalls zum Organisieren von Terminen, Aufgaben, Kontakten sowie Anmerkungen. Outlook ist Element des Microsoft-Office-Pakets und nicht bloß für das System Windows, sondern gleichfalls für macOS verfügbar.Darüber hinaus gibt es Outlook-Apps für Android und iOS sowie einen Browser-Zugang, den Outlook Web Access (OWA).
Konkret verfügt Outlook über folgende Features:
• Mail: Senden, Empfangen sowie Verwalten von E-Mails inkl. Datenverschlüsselung.
• Kalender: Administration sowie Planung von Termine, Besprechungen wie auch Events.
• Suche: Wiederfinden von Mails, Dokumenten sowie sonstigen Informationen in Sekundenschnelle.
• Personen: Übersicht von Informationen zu Kontakten, wenn man mit der Maus auf einen Namen scrollt.
• Aufgaben: Verwaltung, Erstellung sowie Priorisierung von Aufgaben mit ‚Microsoft To Do‘ (https://todo.microsoft.com/tasks).
Übrigens: Outlook ist hauptsächlich der Client zum sobezeichneten Exchange Server – einer von mehreren Firmen eingesetzten Server-Infrastruktur für eine wesentliche Ablage sowie Administration von Mails und Co. Outlook ist aber auch separat vom Einsatz eines Exchange-Servers nutzbar.
Outlook optimiert mit dem Microsoft-365-Abonnement
Mit einem Microsoft 365-Abonnement benutzen Outlook-Anwender alle Premium-Vorzüge der Computersoftware (LINK). Welche erweiterten Funktionen das sind? Wir sagen es Ihnen!
Zunächst einmal nutzen Microsoft 365-Nutzer das Programm ohne Werbung – eine wesentliche Angelegenheit, um im Arbeitsalltag konzentriert bleiben zu können. Außerdem profitieren sie von erweiterten Sicherheitsfunktionen wie einer automatischen Deaktivierung nicht sicherer Links. Bedeutet: Outlook sieht verdächtige Links in Mails, bei denen es sich um Phishing sowie Scam handeln könnte und zeigt beim Klick auf einen solchen Link Warnung an. Potentielle Viren, die sich im Attachment einer Mail befinden können, werden von Outlook gelöscht, auf dass sie überhaupt nicht mehr erst im Posteingang landen noch dazu Schaden verursachen können. Hierüber hinaus profitieren Microsoft 365-Nutzer durch deutlich mehr Cloud-Speicherplatz, dem Ransomware-Schutz auf OneDrive und einer Nachrichtenverschlüsselung auf alle Daten im Postfach – egal, ob im Eingang oder bei den gesendeten Mails.
Besser arbeiten mit Microsoft Outlook: Fünf Profi-Tipps
In deutschen Betrieben ist Outlook als Mail-Client sehr verbreitet. Für Viele ist es morgens das erste Programm, das sie aufmachen und am Abend das allerletzte, das sie vor Feierabend zumachen. Zumal so viele Personen tagtäglich mit diesem Mail- und Kalender-Tool tätig sind, ist es Zeit für einige Tipps und Techniken, die das Arbeiten mit Outlook vereinfachen, einem Zeit ersparen oder einfach behilflich sind, den Posteingang leistungsfähiger im Blick zu behalten. Hier kommen 5 absolut geniale Outlook-Ratschläge, welche jeder Nutzer kennen muss:
1. Kalender teilen: Wer wirtschaftlich zusammen im Team wirken will, jener sollte wissen, wann wer verfügbar ist, wann Projektteam A wo seine Besprechung hat und an welchem Datum der Klient für eine Endkontrolle vorbeikommt. All das und noch viel mehr lässt sich in Outlook durch das Teilen von Kalendern bewerkstelligen. Hierbei lässt sich in Outlook steuern, was man aus seinem eigenen Kalender mit wem sharen will – auf diese Weise kann man selbst festlegen, inwiefern man alles teilen will oder beispielsweise bloß den Namen und Ort des Termins. Rat: Durch unterschiedliche farbliche Markierungen behält man bequem den Überblick über unterschiedliche Kalender anderer Personen sowie ebenso den eigenen Terminen.
2. Schneller arbeiten dank Tastenkürzeln: Wie bei jeglicher Microsoft-Software verhelfen Tastaturkürzel zu erheblich mehr Effizienz beim Arbeiten. Anstelle von langem Forschen und Klicken kann man problemlos bestimmte Shortcuts benützen und so reichlich Zeit einsparen. Man braucht sie nur kennen… Hier die wesentlichsten Tastenkombinationen für Outlook: Mit Strg + 1, Strg + 2 und Strg + 3 kann man zwischen den Ansichten E-Mails (1), Kalender (2) und Kontakte (3) hin- und herwechseln. Mittels Strg + F (Forward) lässt sich eine Mail schnell weiterleiten. Eine neue Mail kann man via Strg + N (New) erstellen.
3. Posteingang mit Relevanz: Dieser Tipp richtet sich an alle Nutzer der Outlook-App. Microsoft hält für die mobilen Nutzungen ein sehr nützliches Feature bereit, um den Posteingang auf dem Smartphone automatisch nach wichtigen und nicht relevanten Nachrichten zu ordnen – so sieht man mobil nur jenes, was man auch tatsächlich sehen muss. Hierzu einfach zwei Posteingänge anlegen: „Relevant“ sowie „Sonstige“. Damit Outlook die Nachrichten selbst richtig zuweisen kann, ist es ratsam, am Anfang über die Option „Immer in ‚Relevant‘ verschieben“ (bzw. immer in ‚Sonstiges‘), den Algorithmus anzutrainieren. Je öfter man den „Posteingang mit Relevanz“ verwendet, umso rascher lernt Outlook hinzu.
4. Individuelle Regeln erstellen: Wussten Sie, dass man in Outlook sogenannte Regeln erstellen kann? So lassen sich Routineaufgaben automatisieren. Beispielsweise könnte man eine Regel erstellen, die alle eintreffenden E-Mails, bei welchen im Betreff „Rechnung“ vorkommt, in den Ordner „Buchhaltung“ schiebt. Auf diese Weise spart man sich das jedes Mal manuell durchführen zu müssen.
5. Auszeiten dank „Nicht stören“: In unserem (Arbeits-) Alltag sind wir es gewohnt, dass allerorts ständig Benachrichtigungen aufpoppen, verschiedenste Töne uns Neuigkeiten oder eingehende Anrufe bekanntgeben und kleine Zahlen für ungelesene Nachrichten unseren Fokus an sich reißen. Für unser Gehirn ist dies purer Stress. Umso relevanter, zwischenzeitlich mal wahrhaftig abzuschalten. Um die Auszeiten nach Arbeitsende oder am Wochenende wirklich nutzen zu können, ist es empfehlenswert, in der Outlook App auf dem Handy mit der „Nicht stören“-Funktion einfach mal für Funkstille zu sorgen. Dadurch hat man nach Arbeitsende oder am Wochenende mal wirklich Pause von den ganzen Pop-up- wie auch Push-Benachrichtigungen ….
Wollen Sie mehr zu Microsoft Outlook im Unternehmenseinsatz wissen, dann kontaktieren Sie uns gerne.
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