Was ist Microsoft SharePoint?
Microsoft SharePoint ist eine webbasierte Zusammenarbeits- wie auch Dokumentenmanagementplattform, welche von Microsoft erschaffen wurde. Sie wird von Firmen unterschiedlichster Größe benutzt – von kleineren über mittelständische Unternehmen bis hin zu Konzernen – und bringt eine Menge von Features wie Dokumentenablage und -freigabe, Diskussionsforen, Weblogs, Wikis, Kalender sowie Aufgabenverwaltung. Was exakt SharePoint ist und für wen sich die Option rentiert, nehmen wir im folgenden Blog-Artikel unter die Lupe.
Das Programm SharePoint aus dem Hause Microsoft (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/collaboration) wurde im Jahr 2001 als innere Collaboration-Plattform für Microsoft erschaffen und ist seit 2003 als Bestandteil des Microsoft Office-Konzepts verfügbar.
SharePoint ist eine Plattform, die Unternehmen selbst erstellen und pflegen können. In einer SharePoint-Landschaft werden Inhalte wie Dateien, Webseiten, Dokumente und Informationen gespeichert sowie gemeinsam genutzt. Die Plattform selbst kann intern oder extern (oder eine Komposition aus beidem) gebraucht werden.
SharePoint kann entweder als webbasierte Applikation im Kontext einer Software-as-a-Service Leistung (SaaS) bereitgestellt werden oder als On-Premise-Art auf einem privaten Server oder in einer privaten Cloud gehostet werden. Informationen zu den aktuellen Plänen & Preisen sind an dieser Stelle zu finden: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/compare-sharepoint-plans?market=de
Wie kann Microsoft SharePoint Ihnen helfen?
Microsoft SharePoint als webbasiertes Zusammenarbeitsinstrument kann von Firmen aller Formen verwendet werden. Es gestattet es, Inhalte, Dokumente und Dateien zu erstellen, zu editieren wie auch zu speichern.
Die Software wurde eigentlich entwickelt, um Intranets zu erzeugen, doch in der Zwischenzeit wird sie ebenfalls für Extranets sowie Intranet-Websites gebraucht. Über die Tatsache hinaus können Nutzer mit SharePoint ebenso an Online-Meetings teilnehmen und Dokumente gemeinschaftlich editieren, was die Zusammenarbeit verbessert wie auch vereinfacht. Mithilfe der Suchfunktion lassen sich im SharePoint schnell sowie mühelos wesentliche Infos finden – egal, ob es sich um eine Datei, ein Schreiben oder aber einen Webseiten-Link handelt.
SharePoint kann außerdem für eine Vielzahl von anderen Angelegenheiten verwendet werden, wie etwa der Automatisierung von Arbeitsprozessen oder einem Dokumentenmanagement, der Aufgabenverwaltung sowie Planung.
Die größte Kraft von SharePoint ist ungeachtet dem in den vergangenen Jahren enorm gestiegenem Funktionsumfang immer noch das Einrichten von Intranets plus ähnlichen Angeboten wie Wikis, Blogs, Foren plus allem, was dazu zählt (Benutzerprofile, Kommentare etc.).
Alles in allem: SharePoint ist eine starke Plattform, welche Unternehmen dabei hilft, Inhalte sowie Dokumente effizient zu verwalten wie auch zu teilen.
Die zentralen Funktionen von SharePoint auf einen Blick:
• Unternehmensprozesse automatisieren
• Daten speichern, teilen und in Kooperation bearbeiten
• Themenbasierte Dokumentenbibliotheken erzeugen
• Infos in Form von Blog, Intranet, Wiki & Co. bereitstellen
• Einbindung in weitere Microsoft-Office-Anwendungen
Was sind die Vorteile von Microsoft SharePoint?
Wie wir jetzt wissen, erlaubt SharePoint es seinen Benutzern, Inhalte zu erstellen, zu organisieren und gemeinsam zu benutzen. Die Plattform bietet eine zentrale Stelle, an der Teams Informationen tauschen sowie an Projekten wirken können. Nutzt man SharePoint als Intranet, verbessert das die Interaktion und bietet außerdem die Möglichkeit, Wissen innerhalb des Unternehmens flink, effektiv und langfristig weiterzugeben.
Damit bietet der SharePoint viele Nutzen für Firmen, zum Beispiel:
• Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation
• Erhöhte Produktivität
• Hochflexible und anpassbare Lösung
• Optimierte Dokumentenverwaltung
• Verbesserte Sicherheit und Kontrolle
Wie können Sie Ihre Daten in Microsoft SharePoint sichern?
Die Sicherheit Ihrer Daten ist von relevanter Bedeutung. Speziell, wenn Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen sind, sind Daten vermutlich Ihr größtes Gut. Alle Daten, welche Sie in SharePoint speichern, sind das Fundament Ihres Unternehmens, und wenn Sie jene verlieren, haben Sie eventuell keine Möglichkeit, diese wiederherzustellen – die Plattform muss also unbedingt sicher sein! Es darf nichts verschollen gehen und unbefugte Zugriffe sollten vermieden werden.
SharePoint bietet eine Menge von Sicherheitsfunktionen, welche hierfür sorgen, dass Ihre Daten gesichert sind – egal, ob Sie diese in der Cloud abspeichern oder auf Ihrem lokalen Netzwerk. Um mögliche Sicherheitslücken zu unterbinden, empfehlen wir die folgenden Maßnahmen:
1. Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Login zu SharePoint
2. Administrator-Konten speziell absichern
3. Berechtigungen aufmerksam erteilen
4. Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien in SharePoint nutzen
5. Mitarbeiterschulung im Bereich Datensicherheit
6. Leitfaden für die externe Freigabe einrichten
7. Externe SharePoint-Nutzer am besten umgehen sowie bei Nutzung überwachen
Wenn Sie Microsoft SharePoint in Ihrem Unternehmen benutzen wollen, sprechen Sie uns gerne an: Wir helfen Ihnen bei der Umsetzung und der SharePoint-Integration in die für Sie wichtigen Microsoft-Produkte. Wir beratschlagen Sie auch, welche Art der Bereitstellung von Microsoft SharePoint für Sie die ideale Entscheidung ist: Microsoft SharePoint Server (On-Premise) oder doch Microsoft SharePoint Online (Office 365)?