Archivieren Sie schon richtig?

Bereits seit dem 01.01.2015 gelten die vom Bundesfinanzministerium festgelegten GOBD1. Und obwohl es die Verordnung nun schon so lange gibt, haben sich noch immer nicht alle Unternehmen eingehend mit dem Thema beschäftigt. Doch Nichtwissen schützt nicht vor bösen Überraschungen – etwa im Falle einer Betriebsprüfung.

 

Wir geben Ihnen ein paar praktische Tipps zur Umsetzung der GOBD

  • Elektronisch archivieren: Die GoBD liefern ein Argument für die digitale Archivierung steuerlich relevanter Unterlagen, weil sie digitale Unterlagen den herkömmlichen Papierdokumenten formal gleichstellen. Zwar müssen alle steuerlich relevanten Dokumente im Original aufbewahrt werden, doch gescannte Papierdokumente können das Original ersetzen.
  • GOBD-zertizierte Lösung einsetzen:  Die Finanzverwaltung schreibt keine bestimmte Software vor, doch sie definiert Grundsätze für ein elektronisches Archiv. Dazu gehören Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit der archivierten Daten und Dokumente. Da die Archivierungspflicht nicht nur für die Buchhaltung gilt, sondern auch für Anwendungen wie zum Beispiel die Warenwirtschaft, das Lohnsystem oder den E-Mail-Client, sollten Unternehmen darauf achten, dass ihr Archiv nicht nur GoBD-zertifiziert, sondern auch auf die Zusammenarbeit mit ihren Software- Lösungen abgestimmt ist.
  • Kontrolle behalten:  Strebt man ein papierloses, digitales Büro nach GoBD an und wird eine Verfahrensdokumentation erstellt, so schreiben die GoBD vor, ein internes Kontrollsystem einzurichten, anzuwenden und zu dokumentieren. Dazu gehören Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen ebenso wie Erfassungs- und Plausibilitätsprüfungen. Darüber hinaus sind Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten zu treffen.
  • Papierberge verringern:  Die GoBD erlauben erstmals explizit, Papierdokumente einzuscannen und anschließend zu vernichten. Allerdings ist der Prozess der Papiervernichtung ebenso zu dokumentieren wie alle anderen Verfahren im Zusammenhang mit der Buchführung. Dazu müssen Unternehmen eine so genannte Verfahrensdokumentation erstellen, damit Betriebsprüfer die Abläufe schnell verstehen und nachvollziehen können.

Die Umsetzung der GoBD bedeutet vielleicht auf den ersten Blick zusätzlichen Aufwand. Der Einsatz einer modernen, innovativen Archivierungssoftware bietet Unternehmen jedoch viele Vorteile:

 

  • Reduziert den Verwaltungsaufwand
  • Verteilt Aufgaben
  • Überwacht den Beleg fluss
  • Automatisiert Prozesse
  • Optimiert Reaktionszeiten
  • Ermöglicht schnellen Zugriff auf Informationen
  • Organisiert die Rechnungen
  • Vermeidet Übertragungsfehler
  • Erfüllt alle rechtlichen Anforderungen der GoBD

Wussten Sie, dass die Umsetzung und Einhaltung der GoBD im Rahmen einer Steuerprüfung mitgeprüft werden können? Steuerprüfungen finden in der Regel alle 10 Jahre statt – wann war Ihre letzte Prüfung?

Nehmen Sie das Thema Dokumenten-Archivierung und mögliche Folgen ernst. Mit dem Einsatz von komfortablen und benutzerfreundlichen Softwarelösungen erfüllen Sie alle rechtlichen Anforderungen und Auflagen der GoBD. Darüber hinaus steigern solche Systeme die Effizienz Ihres Unternehmens nachhaltig und senken die Kosten. Transparenz und Nachvollziehbarkeit bringen Ihnen dabei klare Wettbewerbsvorteile.

Sprechen Sie uns an. Gemeinsam finden wir die für Ihr Unternehmen ideale Archivierungs-Lösung.

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1 GOBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und
Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in
elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

 

 


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