E-Mail-Archivierung ja, aber bitte rechtssicher!

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Müssen E-Mails archiviert werden?

Mit einer professionellen E-Mail Archivierung können Unternehmen alle Vorteile einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt die E-Mail Archivierung perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen E-Mail-Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher.

Was verlangt der Gesetzgeber in punkto rechtssichere E-Mail Archivierung? Wir sind keine juristen und dürfen Ihnen keine juristische Beratung geben. Es geht jedoch im Kern darum, das ein Unternehmen heute schon alle geschäftlichen wichtigen Briefe und Dokumente 10 Jahre aufheben muss.

 

Gesetzliche Anforderungen erfüllen

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

Auf der sicheren Seite

Geltende gesetzliche Anforderungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) zwingen Unternehmen, jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufzubewahren.

Dies ist aus technischer Sicht nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung möglich.

 

Wer trägt die Verantwortung?

Die Verantwortung für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

 

Update:

Für Unternehmen gelten in Deutschland seit dem 01.01.2015 die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) und verpflichten Unternehmen mehr denn je dazu, die E-Mail-Kommunikation rechtskonform zu archivieren. Diese E-Mails müssen vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden.

Wir beraten Sie gerne!

 

E-Mails gesetzeskonform sichern. Weitere Informationen finden Sie in unserem Blog:

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