E-Mail Archivierung
Rechtskonforme E-Mail Archivierung
E-Mails rechtssicher archivieren? JA, aber bitte richtig!
E-Mail Archivierung
Müssen E-Mails archiviert werden?
Mit einer professionellen E-Mail Archivierung können Unternehmen alle Vorteile einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt die E-Mail Archivierung perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen E-Mail-Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher.
Was verlangt der Gesetzgeber in punkto rechtssichere E-Mail Archivierung? Wir sind keine juristen und dürfen Ihnen keine juristische Beratung geben. Es geht jedoch im Kern darum, das ein Unternehmen heute schon alle geschäftlichen wichtigen Briefe und Dokumente 10 Jahre aufheben muss.
Gesetzliche Anforderungen erfüllen
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
Auf der sicheren Seite
Geltende gesetzliche Anforderungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) zwingen Unternehmen, jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufzubewahren.
Dies ist aus technischer Sicht nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung möglich.
Wer trägt die Verantwortung?
Die Verantwortung für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
Update!
Für Unternehmen gelten in Deutschland seit dem 01.01.2015 die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) und verpflichten Unternehmen mehr denn je dazu, die E-Mail-Kommunikation rechtskonform zu archivieren. Diese E-Mails müssen vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden.
E-Mail-Archivierung für Unternehmen
Haben Sie noch Fragen? Wir sind persönlich für Sie da!
FAQ
E-Mail Archivierung - Irrtümer!
In den meisten geschäftlichen E-Mails finden sich wichtige Informationen, daher ist es erforderlich, sie gemäß den GoBD-Vorschriften zu archivieren. Es gibt jedoch nur wenige Unternehmen, die über eine rechtskonforme Lösung dafür verfügen. Darüber hinaus gibt es oft Unsicherheit darüber, wann und wie E-Mails archiviert werden sollten.
Hier sind ein paar häufige Irrtümer in Bezug auf die Archivierung von E-Mails.
Es gibt viele E-Mails, die archiviert werden müssen, während Unternehmen bei anderen die Wahl haben. Es ist jedoch strikt untersagt, private E-Mails von Mitarbeitern automatisch zu speichern. Dies hat rechtliche Gründe: Wenn Mitarbeiter ihre geschäftlichen E-Mail-Postfächer für private Zwecke nutzen dürfen, wird der Arbeitgeber gemäß dem Telekommunikationsgesetz zu einem Telekommunikationsdienstleister für seine Mitarbeiter. Dadurch unterliegt er dem Fernmeldegeheimnis und darf die E-Mail-Kommunikation ohne ausdrückliche Zustimmung der Mitarbeiter weder überwachen noch speichern. Aus diesem Grund verbieten die meisten Unternehmen ihren Mitarbeitern die private Nutzung ihrer beruflichen E-Mail-Adressen.
Die GoBD legen eindeutig fest: E-Mails und deren anhängende Dokumente, die aufbewahrungspflichtig sind, müssen im elektronischen Originalformat archiviert werden. Dies bedeutet, dass nur die digitale Originalversion als rechtsverbindlicher Beleg im steuerlichen Sinne gilt. Das Ausdrucken von E-Mails und die Aufbewahrung in Papierform stehen im Widerspruch zu den gesetzlichen Vorgaben.
In Anbetracht dessen, dass E-Mails heutzutage einen erheblichen Anteil der Geschäftskorrespondenz ausmachen, ist es ratsam, sie geordnet und unveränderbar zu archivieren, selbst wenn keine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht. Schließlich enthalten E-Mails bedeutende geschäftsrelevante Informationen. Der Verlust von E-Mails kann Lücken in den Aufzeichnungen von Geschäftsvorgängen hinterlassen. Wenn E-Mails jedoch sicher in einem Dokumentenmanagementsystem archiviert werden, ermöglichen Suchfunktionen den Mitarbeitern einen schnellen Zugriff auf die Informationen. Dies verbessert die Informationsverfügbarkeit und erleichtert die tägliche Arbeit erheblich.
Viele E-Mails haben aus rechtlicher Sicht die Funktion eines Handelsbriefs oder eines Buchungsbelegs. Daher unterliegen sie der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, die Unternehmen verpflichtet, ihre gesamte geschäftliche E-Mail-Korrespondenz für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren ab Ende des jeweiligen Kalenderjahres zu archivieren. Allerdings müssen E-Mails, die lediglich als Übertragungsmittel dienen, beispielsweise zur Weitergabe einer Rechnung im PDF-Format, nicht aufbewahrt werden, sofern sie keine steuerrelevanten Informationen enthalten. Spam-Mails und Newsletter sind ebenfalls von der Aufbewahrungspflicht ausgenommen.
Die GoBD legen fest, dass jedes Unternehmen sicherstellen muss, dass die E-Mail-Korrespondenz vor nicht nachvollziehbaren und unberechtigten Änderungen geschützt ist. Um diesen Grundsatz der Unveränderbarkeit in einem herkömmlichen E-Mail-System umzusetzen, sind oft umfangreiche zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen erforderlich. Aufgrund des damit verbundenen erheblichen Aufwands entscheiden sich viele Unternehmen gegen solche aufwendigen journal- oder regelbasierten Verfahren. Ein weiterer wichtiger Grundsatz der GoBD betrifft die geordnete Aufbewahrung von E-Mails. Jede E-Mail, die als Buchungsbeleg dient, muss eindeutig einem bestimmten Geschäftsvorfall zugeordnet werden können. Die meisten E-Mail-Anwendungen verfügen jedoch nicht über die notwendige Struktur, um dies zu gewährleisten. Laut dem GoBD-Praxisleitfaden der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) erfordert dies daher zusätzliche Maßnahmen, wie den Einsatz einer Dokumentenmanagementlösung (DMS), die die E-Mails im Originalformat aufbewahrt und eine geordnete Ablage ermöglicht. Dies trägt dazu bei, die ordnungsgemäße Aufbewahrung der E-Mails sicherzustellen.
Es stehen verschiedene technische Lösungen zur Verfügung, mit denen Unternehmen die automatisierte Archivierung von E-Mails erleichtern können. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass es keine sofortige Garantie für Revisionssicherheit gibt. Weder ein reines E-Mail-Archivierungssystem noch ein umfassendes unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem (DMS) allein gewährleisten von Natur aus die volle Rechtskonformität. Sie dienen vielmehr als Grundlage für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung und erfordern zusätzliche betriebsorganisatorische Maßnahmen. Um den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden, ist es für jedes Unternehmen unerlässlich, einen klaren organisatorischen Ablaufplan zu entwickeln und in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten. Dieser Plan gewährleistet, dass Unternehmen einerseits alle aufbewahrungspflichtigen E-Mails rechtskonform archivieren und andererseits die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten (z. B. Schutz vor unbefugtem Zugriff und ordnungsgemäße Nichtspeicherung bzw. Löschung von Nachrichten).
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